为进一步规范会计基础工作，加强财务管理，明确经济责任，方便广大教职工办理财务报销业务，根据《中华人民共和国会计法》、《政府会计制度》、《行政事业单位内部控制规范〈试行〉》、《河南省省级预算单位公务卡管理暂行办法》等法律法规和相关制度要求，结合学校实际，制订本规定。
第一章 财务报销审批原则及权限
第一条 经费审批原则
1.按照“谁主管、谁签字、谁负责”、“重大经济事项集体决策”的原则，各级审批人应根据各自的职责、分工和所授权限，在授权范围内进行审批，不得超越权限审批。各部门、单位应确定一名报账员负责本单位报账及有关财务事项的办理。
2.报销管理实行“谁经办、谁负责”的原则。校内各部门、单位负责人是部门经费管理的责任人，在其职权范围内，依照国家财经法规和校内规章制度使用本部门经费，并对部门经费支出的真实性、合法性和有效性负责。经办人对报销票据的真伪负责，报账员负责对票据的真伪进行审验，会计人员对报销资金支出的合规性、手续完整性负责。
3.各单位应将财务负责人的签字样式及报账员名单报财务处备案。若人员有变动，应三日内书面报财务处变更。
4.财务审批实行回避制度。财务审批负责人本人及其直系亲属经手的收支业务应报上一级财务审批负责人审批，并接受财务监督。
第二条 财务报销审批权限
1.经费审批权限
1万元以内由单位部门负责人审批报销；1万元至3万元以内由分管校领导审批报销；3万元至5万元以内由分管校领导签审，分管财务校领导审批报销；5万元以上30万元以下项目要经校长办公会批准，经分管校领导和分管财务校领导审批后，校长签批报销；30万元以上项目要经党委会批准，经分管校领导和分管财务校领导审批后，校长签批报销。3万元及以上的报销项目需经财务处稽核后再由相关领导审批。
基本运行经费由单位部门行政负责人审批报销，各院系学生管理经费由主管学生工作的负责人审批报销。招生经费继续按《招生宣传经费使用管理办法》执行。
2.校长基金的使用与报销
校长基金实行项目申请使用，项目申请应包括工作任务来源、工作任务计划及经费预算，申请报告须经分管校领导审查，5万元及以下项目经校长批准方可使用，5万元以上30万元以内须经校长办公会研究批准方可使用，30万元以上须经党委会研究批准方可使用。
校长基金使用按专项经费报销程序办理。校长基金使用申请表（附件1）或党委会、校长办公会纪要是借款、使用、报销的基本依据，申请表需有校长本人签字，报销单或借款单需按照经费审批权限签字。
第二章 原始凭证的管理要求
第三条 校内各部门报销的相关单据应是符合国家规定的合法票据，付款单位一律为“8181801威尼斯”，不得写简称。
第四条 可报销的票据有发票、收据两类(包含纸质票据和电子票据)。凡报销的发票均应套印国家税务总局发票监制章（铁路、民用航空等单位的专用票据除外），报销的发票须加盖发票专用章（税务Ukey电子发票无发票专用章可以正常使用），且在税务机关规定的发票使用有效期内，机打发票手工填写无效。行政事业性收据必须有省或市级财政部门统一印制的收据监制章并加盖财务专用章。
第五条 发票内容要齐全，一般应包括单位名称、纳税人识别号（12410000419043018D）、开票日期、项目名称、数量、金额、开票人等信息，且要求字迹清楚，金额正确，大、小写相符，否则不予报销。
第六条 发票（收据）报销时，对其记载的各项内容均不得涂改、挖补。发票内容填写错误的，原则上应由出票单位重开。
第七条 原始票据遗失的处理办法：须提供对方单位出具加盖发票专用章的存根联复印件（车船票除外），由当事人写明情况，经办单位负责人签字后代作报销凭证；车、船、机票丢失的，由出差人员就丢失票据的起止地点、时间、票价及原因等内容写出书面说明，并提供付款证明，经单位负责人签字并加盖部门公章后方可报销。
第八条 学校内部往来结算的各种票据，必须由学校财务处统一印制。
第九条 奖助学金、外聘专家讲课费、技术服务劳务费等支出，通过财务网上综合服务平台“网上申报系统”填报并打印相关发放表，并提供电子版报送财务处（附件2）。
第十条 差旅费报销须通过网上报销系统填制报销单，将乘车情况、住宿费、会务费、培训费等费用项目、票据张数、日期、报账人、报销事由、转账信息等内容填写齐全后，打印报销单并按审批权限由相关领导签字，与相关附件一并作为报销原始凭证。
第十一条 办理借款时需通过网上报销系统填制借款单。填写内容必须真实、完整，包括借款日期、还款日期、借款事由、金额及转账信息等，填写完毕打印借款单并按审批权限由相关领导签字。经办人在事情办结后15日内报账还款，逾期不还者，不能再办理新的借款。
第十二条 所有报销单据一律用黑色中性笔填写，做到内容完整、字迹清晰、工整，不得涂改，人民币大小写要相符。对于手续不完备、内容不完整、不合法、有涂改现象，人民币大小写不正确、不相符，不按规定粘贴、填写报销凭证的，不予报销。
第十三条 连号发票的报销以连号发票总金额为准，根据学校有关规章制度执行釆购、签字审批手续。
第三章 主要业务报销程序及规定
第十四条 财务报销必须按会计基础规范和有关报账要求办理。报账人应根据支出经济内容、类别的不同，按本办法规定的要求办理报销事项。
第十五条 人员经费发放：发放依据为人事处出具的各类人员经费发放、变动通知单，相关表格需统一编号。
1.因人事变动，涉及人员起薪、停薪和工资调整等事项，需由人事处出具含经办、审核、审批签字手续完备的变动通知单，并于当月20日前送达财务处，财务处以此为依据发放。
2.工资薪金类人员经费由财务处制表，人事处负责人审核，经分管校领导审批后发放。
3.外聘、返聘人员工资，由人事处填写发放明细表，经人事处负责人审核，报分管校领导审批后发放。
4.各类社保费用及公积金由人事处将扣除标准、金额书面通知财务处，财务处据此在每月工资中扣除。
5.外籍教师工资由科技外事处核发。
6.各类人员支出，财务处应严格按照税法规定代扣个人所得税。
7.人员经费发放均转入个人银行账户。
第十六条 商品服务支出
1.办公费：报销凭据为发票、购物清单、POS机小票。
批量购买的办公用品需提供购物清单（注明商品名、数量、单价、金额并加盖出票方发票专用章）。
2.邮电通讯费：报销凭据为发票。
3.印刷费：报销凭据为发票、印刷清单、文印审批单。文印费按照《加强和规范文印费管理的规定（试行）》（豫工院政〔2018〕83号）文件执行。
4.交通费：报销凭据为发票、维修清单、车辆维修审批单、保单、租赁协议或说明。
（1）交通费可报销车辆维修费、ETC卡充值费、检车费、汽油费、保险费等。
（2）公用车辆维修与保养费用，须提供车辆维修审批单、维修保养单位开具的维修保养清单。
（3）因业务需要报销多人长途包车或租车费用时原则上须提供租赁合同(协议)或乘车情况说明、乘车人员名单。
5.差旅费：报销凭据为发票、出差审批单、会议或培训通知等。
（1）报销按照《8181801威尼斯差旅费管理办法》办理。
（2）参加各类会议报销时需附会议通知，不得超范围、超标准报销。
（3）参加各类培训、进修的，需附培训、进修通知（文件），具体报销按照《教职工进修培训专项经费管理办法（试行）的通知》执行。
（4）旅游景点（或发票出票人名称含有旅游、旅行社字样）、健身休闲娱乐场馆等的住宿费发票不予报销。
（5）因公（包括科研活动）出国的差旅费报销，需提供有关出国文件包括会议或培训邀请函、出国审批单等。开支范围和补助标准，严格按财政部、教育部下发《因公临时出国经费管理办法》（财行〔2013〕516号）的规定执行。
6.材料费：报销凭据为发票、验收入库单。
批量购入教学用的元器件、玻璃器皿、配件、耗材等，须到国资处办理耗材入库手续。后勤服务中心、校医院批量购入的材料自行办理入库手续。
7.图书购置费：报销凭据为发票、资料明细、验收入库单（图书馆办理）。
8.会议费（学校作为主办方）：报销凭据为发票、会议通知、会议预算、会议审批表、参会人员会议签到簿。执行标准具体参照《8181801威尼斯会议费管理办法》。
9.培训费（学校作为主办方）：报销凭据为培训费发票、培训通知、培训签到表。培训内容须与教学或科研任务或提升自身业务素质关联紧密。
10.讲座费、评审费：各单位根据业务需支付讲座费、评审费时，应提供发放申请（包括事由、时间、发放标准、发放金额等)，同时在财务网上平台申报系统完善专家身份证号、银行卡号（包括开户行号）、联系方式等信息，并打印《校外人员劳务发放表》或《校内人员其他工薪收入发放表》。
评审费标准参照《河南省省级评审专家劳务费管理办法（试行）》（豫财办〔2018〕41号）。专家讲座费标准参照《河南省省直机关培训费管理办法》（豫财行〔2017〕46号）执行。
11.外聘专家市内住宿费：报销凭据为住宿费发票、校外住宿审批表。
（1）报销外聘专家住宿费除发票外还须提前填写校外住宿审批单，由书记或校长审批；
（2）旅游景点（或发票出票人名称含有旅游、旅行社字样）、健身休闲娱乐场馆等的住宿费发票不予报销。
12.修缮工程款：报销凭据为发票、修缮审批单、工程合同、维修验收单、结算审核报告等。
13.论文版面费、出版费、专利费: 报销凭据为发票、录用通知或交费通知等。
网上注册无法获取通知原件，经本人写明无法获取理由并于打印件注明“情况属实”及签名后，交由部门领导签字并加盖部门公章，代替通知原件入账。
14.实习费：报销凭据为差旅费报销单、出差审批表、学生实习申请表等。
（1）学生实习经费应按相关性原则支出，包括与学生实习相关的交通费、住宿费、保险费、实习管理费等，报销时附《学生实习申请表》，经部门负责人审批后，办理财务报销手续。
（2）因参加技能大赛发生的支出，凭参赛通知报销差旅费、学生补助费，学生补助标准按照《学生职业技能竞赛管理办法》执行。
15.业务招待费：按《8181801威尼斯公务接待管理办法（暂行）》（豫工院党办〔2021〕10号）执行,并严格加以控制。
第十七条 对个人和家庭的补助支出
1.离退休费：属学校发放范畴的，由人事处编制离退休通知单，由财务处发放。
2.抚恤金、遗属生活困难补助：由人事处编制发放通知单，财务处统一发放。
3.奖助学金：学生奖（助）学金等由学生处提供请示报告和申报系统填写的发放明细表（附件3），由财务处统一发放至学生银行卡。
4.社会保障费：由人事处根据社保政策编制社保缴费通知，财务处统一缴纳。
第十八条 基本建设支出
房屋建筑物购建工程款：报销凭据为工程款发票、截算工程量清单、工程合同、工程竣工验收单、结算审核报告。
1.基建工程项目按工程进度支付工程进度款时，须提供施工方、监理单位、基建处共同出具的工程款支付报审表、加盖施工方，建设单位，工程监理方印章的工程量截算清单、监理部门出具的工程进度及付款比例申请。
2.退还保证金：支付凭据为验收报告和支付申请。合同履约完成后由施工方先提出支付申请，经基建处审核后，交财务处办理。
3.其他未尽事宜参照《8181801威尼斯基本建设财务管理办法》执行。
第十九条 办公设备及专用设备购置及维修
学校各单位采购货物、工程和服务类项目，按照《8181801威尼斯招标采购管理实施办法》（豫工院政〔2021〕19号文件）执行。
1.《河南省政府釆购网上商城品目目录》和《河南省政府采购网上商城鼓励釆购品目目录》范围内的货物，100万元以下的按要求通过网上商城采购。报销时需提供合同、发票、财政资金支付申请书等。
2.购买固定资产或无形资产，需通过资产管理系统办理资产验收和登记手续。
3.通过招标釆购的项目，由国资处统一管理，进行招标采购，报销时附合同、中标通知书、财政资金支付申请书（金额在100万元以上需提供）、发票、验收单以及合同要求的其他材料。
4.教学、科研仪器设备维修时，报销时需提供维修发票、维修清单。
第二十条 科研经费
科研经费报销按照《8181801威尼斯横向科研项目管理办法》（豫工院政〔2020〕16号）和《8181801威尼斯纵向科研项目经费管理办法》（豫工院政〔2021〕3号）相关管理规定执行。
第二十一条 质量保证金
质量保证金在质保期满后按合同约定退还，由中标人提出质保金支付申请，使用部门提出无质量问题同意支付的情况说明，并签“符合质保金支付条件，同意付款”字样，按照审批权限签字后退还。
第四章 财务报销流程及相关要求
第二十二条 财务报销基本流程
第二十三条 财务报销相关要求
票据粘贴要求：票据应该按顺序平铺无覆盖粘贴到A4白纸上，相关附件附后。
第二十四条 为规范财务报销管理，提高报账效率，实行报账员制度。各预算单位原则上明确一位报账员，主要负责日常报账、财务事项联系，宣传解释有关财务规范、报账流程等财务事宜。
第二十五条 发票须由报销经办人登陆国家税务总局全国增值税发票查验网站查询发票真伪并打印签字，报账员持打印的查询结果附报账标签后报账。因事后审计查出的违规发票，经办人须将报销款项退回学校。
第二十六条 报销的票据时限应在当年之内，当年发生的经济业务取得的原始凭证（以凭证上的日期为准），原则上当年报销，最迟可在延长的三个月内跨年度报销。
第二十七条 财务每周报账时间：周一、周二全天、周三上午报账，如遇特殊情况顺延，其余为内部账务处理时间。每月最后一天不报账，为对账时间。假期报账时间另行通知。
第二十八条 建立专项资金使用责任追究制度。对违反专项资金管理规定，造成国有资产损失浪费的，或项目执行不力导致专项资金被财政收回的，将追究有关责任人的责任；严重违纪违规的，由纪检机关立案查处；构成犯罪的，移送司法机关依法处理。学校各预算单位和项目负责人，应按“一事一报”的原则，分类审核报销事项，及时办理财务报销，保证经费支出的及时性、规范性和完整性。
第五章 附则
第二十九条 本规定由财务处负责解释，未尽事宜根据国家和学校的相关规定执行。
第三十条 本规定自印发之日起施行，原文件《8181801威尼斯报销管理规定》（豫工院财〔2017〕47号）废止。
