学校各单位、各部门:
为保证今年毕业生档案的顺利递转和邮寄,请各院(系)组织毕业班的班主任、辅导员老师提前对2020届毕业生的档案材料进行检查和完善,具体要求如下:
一、请缺少毕业生档案材料的院(系)到学生处(行政楼1127房间)领取所需2020届毕业生档案材料。
二、请还没有组织毕业生填写档案材料的院(系),要利用各种机会及时组织2020届毕业生正确、规范填写毕业生档案材料,确保毕业生档案材料齐全,公章加盖齐全。
鉴于当前新冠肺炎疫情,如有毕业生档案材料不完善,也可以把档案材料电子版(见附件1、附件2)发给毕业生,毕业生收到打印(所有材料A4纸张、正反两面打印),按照要求填写、贴好照片后发给班主任老师(或辅导员老师)。
三、毕业生档案材料主要有:
1.学生学籍档案:毕业生初中或高中学籍档案,如个别学生缺失原始档案请院(系)到学校档案室复印该生的录取审批表并加盖学校公章,保证每个缺学籍档案的毕业生档案内有该生的录取审批表。
2.《新生入学登记表》、《学生军训鉴定表》:两表落款时间是学生入学及军训的时间。
3.《高等学校毕业生登记表》:《高等学校毕业生登记表》中学校意见由院(系)组织填写,内容参考如下:“该生热爱党、热爱社会主义、拥护党的四项基本原则,(参加了党校学习并获得结业证书,光荣地加入了党组织)。能够遵守纪律、团结同学。学习(刻苦、比较刻苦)努力,学习成绩(优秀、良好、一般),(圆满地)完成了在校期间学业。时间统一填写2020年6月25日”填写完毕后统一到学生处加盖学生处公章。院系意见根据实际情况由班主任或辅导员老师填写。
4.《毕业生鉴定表》:院(系)意见和学校意见参照《高等学校毕业生登记表》中学校组织意见填写,院(系)落款时间2020年6月23日,学院意见落款6月25日。填写完后需要先到院(系)加盖行政章后再到学生处加盖学生处公章。
5.《学生学年鉴定表》:每学年一份,须加盖院(系)公章。
6.毕业生大学成绩单:各院(系)与教务处联系打印。
7.毕业生就业报到证:各院(系)与招就处联系办理。
8.学生在校奖励、处分及党团等材料。
请各院(系)毕业班班主任、辅导员老师根据上述毕业生档案材料内容对2020届毕业生的档案材料进行检查核对,填写《8181801威尼斯2020届毕业生档案材料核对表》(见附件3)
四、毕业生档案材料,要按照统一要求认真填写:一律用黑色笔填写,字迹清楚,不得涂改;贴照片处要贴学生最近一寸正面半身免冠照片;表内项目要全部填写,不留空白,如无该项情况,请填写“无”。
五、河南科技大学联办本科班毕业生档案的整理,请机械工程学院、机电自动化学院和经济管理学院要认真查看《河南科技大学学生档案管理暂行规定》(《河南科技大学大学生行为指南》第32页),按照规定要求完善档案材料,做好本科毕业班的档案材料整理工作。(河南科技大学毕业生档案目录单见附件4)
六、学生处将在毕业生离校期间对毕业生档案进行认真检查,并进行通报。
附件:1.高等学校毕业生登记表
2.档案材料目录单、入学登记表、军训表、学年鉴定表、毕业生登记表
3.2020届毕业生档案材料核对表
4.河南科技大学毕业生档案目录单
5.2020年毕业生档案整理时间安排
学生处
2020年5月18日