学生档案是学生在校学习期间所形成的具有保存价值的原始记录，是学生个人经历、成长历程的真实记载。为确保学生档案材料完整、妥善保管、利用充分、安全转递，根据《河南省大中专毕业生档案管理若干规定》（教学[2003]624号）和《8181801威尼斯档案管理办法》（豫工院政〔2018〕151号）相关文件，结合学校实际情况，制订本管理办法。

一、学生档案管理体系

（一）学生档案管理院（系）负责制。院（系）学工科负责学生档案材料的收集、归档、整理和保管工作。学生处、教务处、招生就业处、团委、党委组织部等学生管理职能部门积极参与，各负其责，统一接受学校办公室的业务指导和检查。

（二）相关部门和单位职责

1.学生处学生档案管理职责

（1）制定、完善学校学生档案管理规章制度，统筹学校学生档案管理工作；

（2）建设和培训兼职学生档案管理队伍，指导、检查院（系）学生档案管理工作；

（3）负责接收新生档案，转交至相应院（系）；  

（4）及时印刷、发放学生档案相关材料；

（5）办理离校毕业生档案的转递邮寄工作；

（6）做好学生档案数据统计、分析工作。

2.院（系）学生档案管理职责

（1）新生入学资格审查时，院（系）按照上级管理部门和学校招生就业处要求，做好新生档案材料的收缴、核对和审查工作；

（2）院（系）对接收的各类学生档案材料要及时按照年级、专业、学号顺序排列、分类管理，专柜存放保管；

（3）定期收集、整理学生各类档案材料并及时归档；

（4）毕业生档案的检查、完善和移交工作；

（5）做好学生档案查阅及借用的登记管理工作。

3.教务处学生档案职责

（1）及时向院（系）提交新生、退学、休学或转学等各类学生信息数据，以便对学生档案进行接收、核对和保存；

（2）负责提供毕业生必修及选修课等课程成绩单；

（3）负责提供毕业生学籍卡材料。

4.党委组织部学生档案职责

负责组织、指导院（系）学生入党积极分子及学生党员材料的收集、整理和移交工作。

5.团委学生档案管理职责

负责组织、指导学生团员及参加各类活动获奖学生材料的收集、整理和移交工作。

6.招生就业处学生档案管理职责

   负责告知新生将档案材料及时上交或邮寄到校；按时为毕业生办理就业报到证，并及时发放至院（系）装档。

（三）学生档案管理人员职责

1.院（系）指定专人负责学生档案的管理。涉及学生管理的各职能部门应设立兼职档案员，负责学生各类档案材料的收集及移交工作。

2.学生档案管理工作人员职责：

（1）热爱档案管理工作，认真、细致、公道、正派，坚持原则，不徇私情；

（2）遵守保密制度，不得擅自将档案带出档案室，不得向外人透漏档案内容，确保档案室安全；

（3）接收、检查核对新生档案，配合招就处等部门做好新生资格审查工作；

（4）定期收集、整理学生档案材料并及时归档；

（5）做好学籍变动学生档案的调整和处理；

（6）及时提供符合规定的学生档案查阅工作；

（7）负责毕业生档案材料的整理、检查和转递工作；

（8）做好学生档案的防火、防盗、防潮、防腐工作。

二、学生档案归档范围与归档时间

（一）学生高考(中招考试)档案材料（报名表、体检表、政审表、中学成绩单、奖惩材料等）。各院（系）在新生入学后两个月内按班级收缴新生档案，班级填写《班级学生档案收缴情况表》，院（系）填写《新生档案收缴情况汇总表》（见附件表1、表2）。若有学生高考档案丢失，应通知学生尽快到生源地招办补办，否则因缺少原始档案造成的后果由学生本人承担。

（二）学生入学登记表。新生报到后各院（系）开始组织学生如实填写，入学登记表在新生入学一个月内归档。

（三）军训登记表。《学生军训成绩登记表》由学生处组织、指导各院（系）在军训结束后一个月内归档。

（四）学生学年鉴定表。各院（系）每学年组织学生填写一次，每年6月份归档。

（五）高校毕业生登记表。由各院（系）组织毕业班学生填写，学生离校前统一归档。

（六）毕业生鉴定表。由各院（系）组织毕业班学生填写，学生离校前归档。

（七）就业报到证通知单（副联）。招生就业处办理好学生就业报到证后移交各院（系），各院（系）负责将就业报到证通知单（副联）装入毕业生档案。

（八）入团入党材料、加入民主党派材料。学生的入团入党材料在其被批准后由各院（系）一个月内归档。

（九）在校期间奖励、表彰以及处罚决定。学生各类奖惩的原始材料，由相关部门组织、指导各院（系）在每学期期末归档。

（十）学生课程成绩单。课程成绩单材料由教务处组织各院（系）打印，在毕业生离校前统一盖章归档。

（十一）参与社会实践活动材料。社会实践活动材料由团委组织、指导各院（系）在社会实践结束后一个月内归档。

（十二）学生学籍异动、助学贷款等其他可供组织参考的有保存价值的材料。

三、学生档案归档材料要求

（一）材料必须完整齐全，真实，文字清楚，对象明确，写明承办单位及时间。

（二）必须手续完备，规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章。组织鉴定、审查结论、处分决定、民主评议和组织考核形成的综合材料等，须经本人见面签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

（三）档案文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

（四）学生档案要按规定填写齐全，写明班级及学号。学生因某种原因提前离校或退学，要将有关材料及时归档，任何单位和个人不得将其有关材料随意销毁或丢失。

四、学生档案的查阅

（一）学生档案一般应由学生所在院（系）党总支和行政办公室同志查阅，如确因工作需要，校内其他党政部门也可查阅。（校内查阅审批手续见附件表3）

（二）学校以外单位需要查阅学生档案时，须持有单位所在地县、团级以上组织、人事部门查阅档案介绍信，经分管学生工作的校领导同意后方可查阅。（校外查阅审批手续见附件表4）

（三）查阅学生档案，必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及学校《档案管理办法》，阅档时严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取和撤换档案材料。要注意保护档案,不得弄赃弄湿。查阅学生档案的单位，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要利用档案材料取证，必须由学生处处长批准，方可复制拍摄。（查阅申批表中是否需要复制材料，复制材料清单）

（四）无论何种原因查阅学生档案，均需档案管理负责人在场，不少于两人且在档案室内进行查阅。

（五）学生档案一般不外借，如必须借出使用，要说明原因由分管学生工作的院领导批准，并严格履行借用手续。借出时间一般不得超过7天（含休息日），借出档案不得擅自转借他人。（借用档案申批手续见附件表5）

（六）各院（系）学生档案的查阅和借用必须进行详细的登记记录，严格审核查阅、借用者资质及审批手续。

（七）凡查阅或借用学生档案，归还时档案管理员要认真进行复核签字确认。

五、学生档案的寄发

（一）学生毕业前，院（系）应按本办法要求及时做好档案材料归档工作，院（系）学生档案管理员要认真审查，确保材料齐全。

（二）学生处负责毕业生档案材料的转递，通过机要局寄发或遵照有关规定执行。学生档案一经寄发，凡未及时入档的资料，均由其负责院（系）转寄，若出现问题要追究该单位的责任。

（三）学生档案一般不准本人自带。但因特殊情况且有对方单位人事部门出具证明，方可将档案密封后由学生自带。档案自带过程中发生问题的，由学生本人承担责任。

（四）应届毕业生考取对口升学或专升本的，学生持录取通知书到院（系）领取档案。

（五）用人单位提取毕业生档案时必须持单位人事部门介绍信和本人工作证，方可提取档案。

（六）根据国家政策，学生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年，待落实工作单位后，将档案转递至工作单位所在地。申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案寄回生源地人力资源管理部门。

六、其他

1.本规定自发文之日起执行。原《8181801威尼斯学生档案管理办法》（豫工院政[2014]96号）同时废止。此前有关规定与本规定不符，以本规定为准。

2.本规定解释权归学生处。    

 

 

 

 

 

 

 

附件：表1

班学生档案收缴情况表

备注：本表请打印两份，一份附班级学生档案上，一份上交学校学生处。  

院（系）收档人：        班级交档人：         时间：      

表2

院（系） 级学生档案收缴情况汇总表

序号	班级	应交	实交	缺档案名单	备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
合计

备注：本表一式两份，一份上交学生处，一份院系留存。

年   月   日

表3

 校内查阅学生档案审批表

                                         年   月    日

 

表4

校外查阅学生档案审批表

                                         年   月    日

   备注：校以外单位需要查阅学生档案时，须持有单位所在地县、团级以上组织、人事部门查阅档案介绍信。

表5

学生档案外借审批表  

                                         年   月    日

备注：借用时间一般不得超过7天（含休息日），不得擅自转借他人。